Sead – Secretaria Acadêmica Digital

Sead - Secretaria Acadêmica Digital

Diminuição de papel, acesso rápido à informação, economia de tempo:
essa é a nossa missão.

A SeAD trata de processos, softwares e hardwares que permitem eliminar a geração de novos documentos em papel. Possibilita também o arquivamento e gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, conforme a legislação brasileira.

OBJETIVO

Aplicar as mais modernas técnicas de gerenciamento eletronico de documentos, dando segurança e eficiência aos processos realizados nas secretarias acadêmicas das instituições de ensino, dentro das formas previstas na legislação brasileira.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  • Recuperação rápida e segura dos documentos acadêmicos;
  • Garantia de atendimento à legislação educacional com a perpetuidade dos documentos acadêmicos, em formato eletrônico;
  • Geração de economia nos processos e velocidade no atendimento.

VANTAGENS

  • Redução de tempo das atividades que requerem análise de documento;
  • Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
  • Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
  • Segurança, portabilidade e conectividade;
  • Busca indexada por chaves de pesquisa;
  • Integração de dados ativos e históricos;
  • Criação de documentos digitais com nível de segurança superior à documentos tradicionais;
  • Flexibilidade, uma vez que é possível associar diferentes tipos de documentos;
  • Facilidade de transmissão via digital (mais rápido e barato);
  • Segurança na confirmação da autenticidade e integridade do documento digital.

ARQUIVO PÉRPETUO

  • Estudo do arquivo físico perpétuo;
  • Política de segurança, certificação digital, certificação cartorial (quando necessário) e autorização de acesso ao arquivo;
  • Definição da lista de documentos a serem guardados segundo as exigências da legislação;
  • Estudo de viabilidade econômico-financeira visando a sua digitalização;
  • Organização para digitalização e inclusão dos documentos no Sistema de Gerenciamento da Instituição;
  • Aplicação da política de segurança – testes de consistência, backups, acessos e validade jurídica;
  • Destruição ou guarda do arquivo físico na IES ou em empresas especializadas.

PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO

FASE I

  • Estudo dos arquivos físicos;
  • Revisão dos processos físicos em conjunto com os profissionais de Tecnologia da Informação da Instituição de Ensino e Secretarias;
  • Criação de um fluxo de documentos acadêmicos e lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação (fluxo criado a quatro mãos – Consultoria / IES).

FASE II

  • Instalação e configuração dos equipamentos necessários ao processo;
  • Instalação de softwares de escaneamento, tratamento automatizado de documentos, guarda e busca de documentos de forma digital e certificação;
  • Treinamento e início da digitalização.

FASE III

  • Criação de uma rotina de alimentação e manutenção da Solução SeAD;
  • Treinamento sobre Certificação Digital com enfâse na validade jurídica aos documentos eletrônicos;
  • Criação de uma política de segurança para armazenamento dos arquivos eletrônicos.