A Secretaria Acadêmica e seus novos desafios

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por Tiago Muriel – Diretor de Negócios da CONSAE

Há algum tempo, estamos trabalhando na CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais) e na Stoque Soluções Tecnológicas, investindo nossos esforços em levar uma melhor gestão documental e da informação às Instituições de Ensino. Muitas vezes, percebemos na CONSAE que as Instituições se preocupam com coisas externas, muitos aspectos de gestão/gerenciamento, mas na maioria das vezes não conseguem ler, acessar os dados que são gerados de forma muito significativa em seu principal departamento de relacionamento com a comunidade que é a Secretaria Acadêmica. Muitas das respostas às nossas perguntas estão ali, prontas para serem lidas. Para isso, é preciso estruturar de forma correta nossos procedimentos, processos e documentos.

Para isso se faz necessário uma formatação dos procedimentos e processos de controle e registro acadêmico das Instituições de maneira a estruturá-los para que os dados possam ser extraídos e convertidos em informações relevantes aos demais departamentos e à gestão acadêmica.

De nada adianta estruturar os setores das Instituições se não fizermos a correta alimentação dos mesmos com informações consistentes e pertinentes a cada um deles. É preciso entender que as necessidades são específicas a cada departamento e um estudo prévio do que realmente necessitam, é imprescindível. Não municiar um departamento de “captação e retenção” com dados diários de frequência, aproveitamento, pagamento e informações pessoais dos alunos causará o mau funcionamento do mesmo. Trabalhar com uma informação pela metade é sempre muito arriscado, pois a decisão será tomada tendo como base algo inconsistente o que dificilmente gerará o melhor resultado.

Sem dúvida este é um grande desafio para a Secretaria Acadêmica nos tempos atuais. Não basta ter um serviço temporal e cartorial, como sempre fizemos. Vamos precisar entender as necessidades dos outros departamentos, nos configurando de maneira a atendê-los, de forma rápida e eficiente, na entrega de informações que são essenciais ao bom e correto funcionamento de todo o organograma da Instituição.

A ressalva que temos sempre que fazer e observar é que não basta virtualizar os procedimentos, processos e documentos sob os olhos apenas da administração, pois somos organizações extremamente reguladas pelo Ministério da Educação. Sendo assim, toda solução implantada deverá estar sob o imprescindível olhar legal. Devemos sempre entender o que podemos fazer para, depois, discutir o como fazer.

Muitas vezes vemos as Instituições de Ensino sentadas em potes de ouro sem saber que um tesouro está ali, bem debaixo de seus olhos.

Em alguns projetos este tesouro só aparece após iniciada as operações de mapeamento e melhoria dos fluxos integrados a gestão eletrônica dos documentos realizada através de sistemas onde, posso citar, por exemplo, alguns clientes da CONSAE e Stoque como o INSPER em São Paulo/SP, a UNIJORGE em Salvador/BA e as Instituições do Grupo ANIMA de Minas Gerais que utilizam a solução Ábaris SeAD da STOQUE – Soluções Tecnológicas que disponibiliza em uma única plataforma o módulo de ECM, BPM e assinatura de documentos digitais.

Entendemos que estas Instituições, algumas com seus projetos ainda no início, outras já mais avançadas, estão caminhando na direção correta e logo descobrirão seus potes de ouro.

 

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