Por que transformar documentos físicos em digitais na minha organização?

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Gestão da informação-01

O volume diário de conteúdo produzido nas organizações é alto. Documentos como cadastro de clientes, ordens de compra, registros de colaboradores, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, folhas de pagamento, entre outros, são produzidos e arquivados diariamente.

Com isso, o desafio de lidar com o alto volume e a necessidade de armazenamento de papéis, registros e documentos aumenta frequentemente nas empresas e instituições. Esse tipo de conteúdo, não estruturado, abrange cerca de 80% de toda a informação corporativa produzida e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, segundo a AIIM (Association for Information and Image Management).

Nas organizações o conteúdo em papel é armazenado em arquivos físicos, como pastas e fichários, sem um sistema eficaz para identificar a sua origem. Isso dificulta a busca e localização de um determinado conteúdo ou documento necessário para as atividades do dia a dia. Com isso, perde-se tempo e, consequentemente, aumentam os custos para as empresas, prejudicando a produtividade. A fim de otimizar os processos com menor custo, melhor eficiência e melhor produtividade, as empresas estão em busca de soluções para substituir a consulta e o manuseio do documento em papel pelo documento digital.

Benefícios da digitalização

Estão disponíveis no mercado soluções que reduzem a perda de tempo na busca e gestão de informações e documentos, permitindo que o acesso e a pesquisa no arquivo físico empresarial sejam mais eficazes através de um arquivo digital.

A implantação do arquivo digital ou arquivo eletrônico oferece benefícios e diferenciais para a organização como:

  • Redução das despesas gerais necessárias para o armazenamento de documentos físicos;
  • Extrema capacidade e velocidade de acesso aos documentos;
  • Indexação ilimitada, busca e localização de documentos;
  • Pesquisa por palavras-chave;
  • Mais agilidade nas transações entre setores de uma empresa, proporcionando reduções significativas no custo operacional;
  • Backup de documentos importantes, visto que papel é algo perecível;
  • Segurança, a partir do controle de acesso.

A Solução – transformando o arquivo físico em um arquivo digital eficaz

O caminho é uma solução de content services, serviços de conteúdo em português. Com ela é possível aprimorar a produtividade e agilidade do negócio, fornecendo melhor acesso à informação e criando uma infraestrutura de acesso, compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. A partir disso, é possível reduzir custos, além de integrar as informações estratégicas em um único caminho para trabalhar novas oportunidades e se adaptar as novas demandas do negócio.

Assim, optar pela implantação de uma solução de content services em sua empresa ou organização é uma estratégia empresarial que garante benefícios como a economia de espaço físico; melhor organização dos documentos e velocidade de acesso; e, principalmente, o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar, no momento desejado.

Assim, a solução de content services fornece as tecnologias necessárias para produzir, capturar, gerenciar, armazenar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. Reduzindo em até 75% os custos das organizações com espaço físico, cópias, impressões, documentos repetidos, tempo de busca e recuperação de documentos, de acordo com AIIM. Além de garantir agilidade na otimização dos processos organizacionais.

Quer entender como a solução de content service pode ajudar a sua organização a reduzir custos e aumentar produtividade? Fale com um consultor Stoque.

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