Como escolher um parceiro de Outsourcing de Impressão?

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Com necessidade fixa de imprimir, digitalizar e copiar documentos a implementação do Outsourcing de Impressão, por médias e grandes organizações, tem sido crescente nos últimos anos. O gerenciamento terceirizado dos equipamentos de reprografia dispensa as equipes de TI da função, otimizando o tempo desses profissionais, que podem se dedicar aos negócios da empresa.

Fica a cargo do prestador do serviço de outsourcing a instalação, limpeza, manutenção, entrega de suprimentos, substituição de equipamentos, bem como treinamento sobre todos os recursos e funcionalidades, para a utilização correta e eficiente das máquinas.

Apesar de serem atividades em segundo plano, a impressão, a cópia e a digitalização de documentos são vitais para qualquer organização, e o mau funcionamento nesta área pode gerar sérios transtornos, desde o comprometimento da rotina de trabalho dos colaboradores à sérios prejuízos financeiros, causados por desperdícios e gargalos no trâmite de processos internos. Daí a importância de uma escolha criteriosa da empresa de outsourcing de impressão.

Uma primeira dica é pesquisar sobre a expertise na solução, isto é, saber se o ofertante tem experiência e know how comprovados. A melhor maneira de fazer isso é por meio da referência de empresas que já são clientes, eles podem relatar, de maneira imparcial, a qualidade dos serviços entregues realizadas, incluindo o apoio ao cliente e pós-venda, tempo de resposta e profissionalismo. Mas você também pode se cercar de outras informações que indicam a qualidade do serviço:

1) Verifique a credibilidade no mercado: procure se informar sobre a empresa, não só nos canais de comunicação próprios, mas também em sites de defesa do consumidor. Vale checar também a saúde financeira do ofertante.

2) Pesquise sobre parceiros: as empresas de outsourcing de impressão são parceiras de fabricantes de equipamentos e suprimentos. A qualidade e solidez desta parceria certamente afetará no serviço. Este tópico é ainda mais importante se o mesmo parceiro oferecer também assistência técnica, neste caso, confirme se o serviço é certificado e autorizado pelo fabricante.

3) Conheça a Infraestrutura: uma visita ‘in loco’ pode ser interessante, não só para uma reunião presencial, como para conhecer a estrutura, equipe e metodologias de trabalho do parceiro em potencial.  É possível ainda analisar, de perto, o equipamento mais adequado, a experiência técnica e nível de qualidade e se a infraestrutura da empresa atende a escala de serviço que você precisa.

4) Identifique-se com os valores: muitos não se atentam a este quesito, mas para garantir a sinergia da parceria, busque saber se os valores defendidos e praticados pelo seu parceiro em potencial se adequam aos da sua organização.

Após fazer uma análise criteriosa desses tópicos, você e sua equipe certamente estarão aptos a tomar uma decisão mais segura, na hora de escolher o parceiro ideal para o seu negócio.

Veja também: 4 motivos para contratar o Outsourcing de Impressão

 

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