OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

O que é Outsourcing de Impressão?

O outsourcing de impressão ou terceirização de impressão é o gerenciamento completo do processo de impressão, feito por uma empresa especializada, desde a consultoria inicial de avaliação, incluindo a definição da tecnologia mais adequada até o seu produto final: a página impressa. Engloba também: logística de insumos, manutenção corretiva e preventiva com opção de utilização de equipamento reserva, suporte ao usuário e o gerenciamento da produção dos documentos, através de softwares de contabilização.

Por que adotar o Outsourcing de Impressão?

Por diversos motivos, sua empresa deve recorrer à solução de gerenciamento das impressões da Stoque:

• Redução de custo com pessoal;
• Redução de desperdício e perdas;
• Eliminação de custo com aquisição de equipamentos;
• Eliminação de custo com estoque e logística de equipamentos e consumíveis;
• Eliminação de custo com assistência técnica, peças e acessórios;
• Atualização tecnológica sem investimento;
• Controle total de documentos impressos (tipo, quantidade, local e gestor);
• Reeducação e aprimoramento do usuário com aumento da produtividade.

Como funciona o Outsourcing de Impressão?

Fases do projeto:

1. Levantamento
   A primeira fase para o sucesso de um projeto de Outsourcing de impressão depende sistematicamente da forma como é feito o levantamento do cenário atual. O nosso representante fará uma visita aos departamentos da sua empresa para identificar as necessidades e oportunidades, tanto de redução de custos quanto de melhorias do parque tecnológico existente, indicando, posteriormente, os equipamentos e tecnologias mais adequados.
2. Proposta Comercial de Serviços
   Uma proposta completa. Com base no levantamento do cenário atual, nosso representante apresentará um projeto com a solução adequada ao seu perfil de negócio, às suas necessidades e expectativas: comparação do cenário atual com o cenário proposto, nível de serviços ou tempo de atendimento (SLA), reposição automática de insumos, controle do volume por impressora, usuário, ou departamento, assistência técnica com fornecimento de peças e mão-de-obra, Central de Atendimento ao Cliente. Tudo isto com o menor custo.
3. Implantação
   É o momento-chave. Seus usuários precisam estar aptos a usar melhor os novos recursos de impressão. A data para a mudança será agendada para que todos os usuários recebam o devido treinamento e estejam cientes da nova estrutura de atendimento, dependendo do tamanho do projeto, das necessidades e disposição de sua empresa. O que fazer, quem procurar e como resolver algumas questões simples são itens fundamentais da implantação.
4. Operação
   Toda a interface de atendimento é feita através da equipe de Contact Center / Central de Atendimento ao Cliente. O cliente entra em contato por telefone ou por e-mail e informa os dados da solicitação, que será direcionada à equipe operacional responsável: Assistência Técnica, Logística, Financeiro, Comercial, etc.

Serviços a disposição do cliente:

1. Reposição Automática de Materiais de Consumo e Insumos
   A Stoque desenvolveu um software que torna simples e funcional a reposição de papéis, toners e cartuchos dos equipamentos de impressão instalados nas empresas clientes, garantindo uma reposição continua dos insumos.
   Outra opção de reposição de Suprimentos e Insumos é através da captura dos numeradores de impressão no próprio equipamento. Quando esse número atingir até 80% de durabilidade, é autorizada a reposição do insumo ao cliente.
2. Assistência Técnica
   A Stoque é uma das poucas empresas do mercado que possui um corpo técnico próprio e especializado para atender todos os tipos de equipamentos Xerox. O cliente será atendido dentro do prazo de atendimento de chamados (SLA) do contrato, sem paralização por falta de atendimento ou por manutenção em alguma autorizada. Nossos técnicos realizam atendimento in loco e, caso seja necessário maior tempo de atendimento para o equipamento, há outro opcional a ser contratado pelo cliente: o Backup.
3. Backup
   Boa parte dos reparos técnicos podem ser feitos no momento da visita, mas alguns problemas requerem cuidados e/ou tratamentos específicos, sendo necessária a manutenção em laboratório. Para casos como este, disponibilizamos - sem custo adicional para os clientes que aderirem ao serviço em contrato-, equipamentos reservas (backup), que ficam em operação na empresa cliente até que o conserto seja finalizado.
4. Tarifador
   Tarifação é um controle de impressões mais avançado, usado para obter relatórios de impressões produzidas por equipamento, por departamento e até mesmo por usuário.
   De forma geral, a tarifação pode ser entendida pelo seguinte fluxo:
   I. O usuário envia a impressão;
   II. a impressão passa pelo servidor onde está instalado o tarifador;
   III. o tarifador registra as informações do documento;
   IV. a impressão é enviada então para a impressora.
   
   Ao final do período, é possível gerar relatórios com as estatísticas de volume e custos de impressão por departamento, equipamento e usuário.
5. Administração do Parque de Impressão
   Disponibilizamos nossa equipe altamente capacitada para operar os equipamentos em seu parque de impressão, com o fornecimento de todos os serviços de contrato. Nossa equipe ficará responsável também pelo controle dos materiais impressos, evitando desperdício e a impressão de materiais indevidos, além de controlar a reposição de insumos.
6. Gestão e Controle na produção de Documentos Impressos (Site Supervisor)
   Para clientes com grande volumes de impressão e que necessitam de controle e acompanhamento, disponibilizamos um software próprio chamado Site Supervisor. Esse Software permite a gestão do parque de impressão, realizando o controle da produção de documentos, a otimização de operações e o compartilhamento de informações entre funcionários, parceiros e até mesmo clientes.
   
   O sistema possibilita acompanhar online o estágio da produção em se encontra a demanda. Possui também o módulo de Controle de Suprimentos e Insumos que possibilita o controle do estoque mínimo, gerando automáticamente relatórios e alertas de produção para os gestores do centro de produção de documentos.
   
   Há também um sistema de controle para assistência técnica, que administra os chamados técnicos, possibilitando um gerenciamento do SLA previsto em contrato e dos medidores dos equipamentos. Isso permite avaliar desgastes naturais e planejar a manutenção preventiva.