SEU CONTEÚDO ESTÁ PRESERVADO?
19 de maio de 2010 por Sylvio Emygdio
Todo dia, empresas perdem informações preciosas por não darem atenção à preservação do seu conteúdo. São milhões de Reais jogados ralo abaixo por não se investir na implementação de uma metodologia de gestão documental que consiga manter e preservar o que as empresas possuem de mais valioso: seu conteúdo.
É necessário entender que o histórico das empresas consiste de tudo que foi feito por ela nos seus anos de vida: é uma enciclopédia completa de conquistas, benefícios, clientes, produtos e serviços.
Muitos profissionais encaram a história empresarial, nos mais diferentes formatos, apenas como um depósito de ácaros, e perdem uma excelente oportunidade de provar o real valor da informação que está em seu poder e que faz o diferencial frente à concorrência.
O ideal seria que gestores de diferentes segmentos entendessem, definitivamente, a importância de se preservar a vida informacional das companhias por meio da transformação de arquivos analógicos em digitais. A prática, além de conferir grande diferencial competitivo às corporações, agiliza os processos internos e reduz o tempo gasto na localização de documentos.
Um dos caminhos para se atingir esse patamar é a adoção de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que resultam em práticas mais eficazes de gestão dos processos internos e, especialmente, de comunicação interna e das empresas com o mercado em que atuam.
Preservar para sobreviver
Empresas especializadas no aperfeiçoamento do processo de gestão empresarial devem orientar seus clientes sobre como tratar os documentos para extrair o máximo de informações, sem perder seu conteúdo com o passar do tempo. Muitas empresas deixam de fazer dinheiro por descrédito do material ou sua má preservação. São muitos os que transmitem falta de profissionalismo por esse motivo, e a grande maioria foca na resposta mais rápida, ao invés da correta gestão do conteúdo e a busca precisa da informação.
A maioria das empresas que contratam consultorias especializadas em gestão de documentos critica o trabalho de sua equipe de bibliotecários relatando que não têm a devida paciência para todo o serviço de pesquisa e as criações de busca nas corretas tabelas de temporalidade. Atropelam tempo e prazo para a implantação da solução, que fica muitas vezes inacabada. Ao invés de acelerar o processo, atrasam os projetos, levando a desperdício de tempo e recursos.
É necessário que os profissionais desse segmento entendam que o trabalho de gestão de conteúdo é muito mais do que organizar, manter e buscar dados. O conceito de gerenciamento eletronico de dados envolve cuidar de toda a vida informacional da empresa. O processo é essencial para a manutenção das bases de informação e conhecimentos das empresas e, para que seja bem sucedido, deve ser “comprado” pelos principais executivos das empresas, que influenciam o processo de decisão.
Qualificar e quantificar o projeto é sempre o ponto principal para que uma empresa decida por gerir seus documentos da melhor maneira, pois toda a solução implica investimento, muitas vezes intangível em um primeiro momento. É fator decisivo a compreensão desses aspectos num mercado cada vez mais competitivo. Aquele que melhor tratar seu conteúdo obterá maiores ganhos e fidelizará seus clientes, perpetuando sua marca.
Práticas empresariais coerentes e que disseminem o conhecimento da informação, bem como a segurança dos dados empresariais, são diferenciais altamente competitivos para qualquer empresa. Proteger informações confidenciais, reduzir perda de produtividade e aumentar a economia com o espaço fisico são fatores preponderantes para a tomada de decisões, especialmente na aquisição e implementação de soluções tecnológicas nas corporações. A reação custo/benefício invariavelmente é questionada pelos gestores.
Quando uma empresa decide executar um projeto de gestão documental, sabe que terá grandes desafios pela frente. Mas os resultados finais e os benefícios desse trabalho são as maiores recompensas.
FONTE: Portal Document Management