Níveis de implementação da Secretaria Acadêmica Digital

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Fotos post SeAD - proporção site 2017-01

 

O modelo de maturidade da SeAD é uma forma didática criada pela Stoque para demonstrar os passos que devem ser seguidos para criar a cultura de documentos digitais dentro de uma Instituição de Ensino Superior.

A separação em níveis permite a implementação da Secretaria Acadêmica Digital e, portanto do uso de documentos digitais e digitalizados de forma assertiva na IES, evitando um impacto cultural muito forte, que pode gerar resistência ou até boicote da operação.

Fotos post SeAD - proporção site 2017-02

O primeiro nível de maturidade permite que a IES crie o conceito de documentos digitalizados, estancando a entrada de papéis no processo de matrícula. Com isso, a Instituição consegue, dentro da secretaria, criar a cultura de uso do documento digitalizado, tornando a operação e acesso à informação mais ágeis. É possível, assim, iniciar o trabalho de digitalização do legado e a eliminação de papéis desnecessários,  oque resulta em mais espaço físico para atividades fim da IES.

No segundo nível, começa o trabalho de criação de documentos digitais. Nesse nível, há novamente eliminação de papéis, pois evita-se a geração deles, tratando os requerimentos dos alunos em ambiente virtual com certificação digital. Isso promove grande ganho operacional, uma vez que suprime diversos passos de interação humana e gera expressiva agilidade no atendimento ao aluno, eliminando filas.

No terceiro nível, outro grande ponto de geração de papéis é eliminado. A assinatura de diário de classe pelo professor passa a ser tratada digitalmente. Por meio de fluxos de negócio e distribuição de certificação digital aos professores, é possível que, de qualquer lugar, o docente realize a gestão do diário de classe, sem a necessidade de emissão física e com toda segurança e cumprimento das regras exigidas.

No quarto nível, a IES consegue avançar ainda mais no uso de documentos digitais, chegando ao patamar de permitir que os alunos assinem seus contratos de forma digital, com total respaldo legal nessa operação. Elimina-se, desta forma, um dos últimos pontos de entrada de papel do aluno.

No quinto nível, todo o processo de registro e emissão de diploma passa a ser realizado digitalmente. Já com toda a documentação digital, ganha-se agilidade nos processo de conferência e registro.

No sexto e último nível, todos os processos estão automatizados e digitais. Nesta estapa, a IES passa a ter total controle da sua operação e tem acesso a indicadores e à informação relevante para gestão e apontamento de melhorias, com aprimoramento constante do ciclo PDCA.

 

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