Até 70% menos custos, com gestão digital de processos e documentos

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Gestão digital de Processos e documentos digitais podem reduzir custos em mais de 70%

Aumentar a eficiência dos processos e produzir mais com menos custos é um objetivo comum de toda e qualquer organização, e a tecnologia é sempre uma grande aliada nesta busca. Entenda porque a automatização de processos é um investimento necessário e certeiro. 

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Pilhas e pilhas de papel, malotes e mais malotes de documentos, esta é a realidade de inúmeras organizações no Brasil e no mundo. E quem vivencia esta rotina sabe o tamanho do desafio de ter controle da papelada e de gerir, com eficiência, a informação corporativa, evitando extravios, fraudes e retrabalhos. De acordo com o IDC (Instituto de Desenvolvimento Cultural), um profissional dedica, em média, entre 5% e 15% do seu tempo de trabalho lendo informações e pode gastar até 50% da jornada buscando informações arquivadas em meio físico.

E como tempo é dinheiro, o dispêndio financeiro com arquivo físico também chama a atenção. Ainda de acordo com o Instituto, a cada R$1,00 gasto para produzir um documento físico, R$9,00 são gastos para capturar, gerenciar, distribuir, arquivar e resgatá-lo. Agora multiplique este valor por milhares de documentos.

O gasto com mão-de-obra é ainda maior. Empresas gastam, em média, R$20,00 em mão de obra para arquivar um documento físico e R$120,00 para encontrar um documento arquivado. Para recriar um documento perdido em arquivo físico, são necessários R$220,00. Já o custo médio para processar uma fatura é de $8,00, 70% deste valor está ligado à manipulação – separar folhas, grampear, furar, alcear, etc.

Muito bem, já estamos mais do que convencidos das desvantagens do arquivo físico, mas qual é a solução?

Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), o ECM (Gestão do Conteúdo Corporativo) permite redução de até 75% nos custos das organizações com arquivo físico, cópia, impressão, documentos repetidos, memória de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. E a tecnologia BPM (Gestão de Processos de Negócios) pode promover diminuição de 80% no custo de implantação de processos, além de garantir agilidade na otimização deles.

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Lembra-se de quando falamos do tempo gasto por um colaborador ao lidar com um documento físico? Agora, imagine toda a base documental da sua organização acessível em nuvem, e fazer a gestão digital de processos em uma única plataforma digital. Algumas soluções disponíveis no mercado ainda vão muito além e, mais que um repositório virtual de documentos, oferecem inteligência e ferramentas efetivas para a gestão completa do ciclo da informação corporativa, envolvendo o desenho e gerenciamento de todos os processos e trâmites de documentos da organização.

Economia de tempo e ganho de produtividade já são suficientes para justificar o investimento em tecnologias de gestão do conteúdo corporativo, mas as vantagens vão além. A eficiência nos processos influencia diretamente na qualidade dos serviços prestados pela organização, o que, por sua vez faz a diferença na visibilidade da empresa no mercado e na geração de novos negócios. Com as soluções de ECM/BPM, aprimoram-se os processos, padronizando-os e automatizando-os, com a participação de todos os setores e personagens envolvidos. A partir desta formatação, é possível ajustar fases, corrigir eventuais falhas, reordenar e eliminar atores e/ou etapas desnecessários.

Mais vantagens:

. Com processos automatizados, foque na atividade fim do seu negócio

. Simplifique a rotina e ganhe agilidade nas atividades;

. Tenha acesso a indicadores de desempenho em tempo real;

. Controle e segurança do conteúdo corporativo

. Tudo isto permite a base necessária para a proposição de uma estratégia organizacional consistente;

 

 

 

 

 

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