Entenda a Secretaria Acadêmica Digital

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Entenda SeAD-01

O que é Secretaria Acadêmica Digital (SeAD)?
Criada em parceria com a CONSAE (Consultoria em Assuntos Acadêmicos), hoje, a maior referência em consultoria de assuntos acadêmicos do Brasil, a solução envolve consultoria, software, hardware, toda uma estrutura tecnológica oferecida às Instituições de Ensino Superior. SeAD promove amadurecimento no uso de documentos digitalizados e digitais, facilitando e agilizando o tramite do grande volume de documentos que circula diariamente nas IES. Uma solução completa, para estruturar toda a gestão documental de uma secretaria acadêmica.

Como funciona?
Quando aplicada em uma secretaria acadêmica, SeAD se estabelece como um ponto de ruptura na cultura da instituição. Ela promove modernização em termos tecnológicos e estruturais, no que diz respeito à gestão de documentos. Em um primeiro momento, é adquirida a cultura do documento digitalizado, ou seja, os documentos físicos são capturados e passam a tramitar em ambiente digital. Uma vez consolidada esta fase, os documentos passam a ser criados já virtualmente, com a mesma validade legal, e todo o processo passa a ser digital, com redução, em grande escala, do uso de papel e, portanto, com diminuição do espaço físico necessário para seu armazenamento.

Entenda SeAD-03

Aplicações
Nos níveis de maturação da solução Sead, dentro das instituições, há dois exemplos de situações bem características. Imagine o cenário em que um estudante faz o requerimento de um documento. Nas primeiras fases de implantação, com todo o arquivo digitalizado, a secretaria já vai dispor deste arquivo em ambiente digital, com acesso rápido e facilitado, além da versão física, que permanecerá arquivada pelo tempo necessário. O segundo caso, em uma etapa mais avançada, é o mapa de notas e frequência, que requere um enorme volume de papel a ser assinado, um por um, pelos professores. A solução SeAD, com total embasamento da legislação, permite transferir todo esse processo para o mundo digital, gerando o mapa de frequência e notas no computador, com a certificação online do professor e armazenamento dos dados que já ficam disponíveis para a instituição e para o aluno.

Principais Vantagens
A principal vantagem é o ganho expressivo de agilidade no tramite de documentos dentro da instituição. O segundo ponto é que se exclui a necessidade de alocar espaços para o armazenamento de papel, deixando locações disponíveis para outros fins, como criação de novas salas de aula. Terceiro: com a cultura digital inserida, é possível melhorar a eficiência de processos internos à instituição, inclusive com a realocação e eliminação de atores, o que gera expressiva redução de custos.

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