DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A digitalização de documentos é a forma pela qual é possível converter documentos papel para o formato digital, ou sob a forma de um ficheiro que pode por sua vez ser lido num computador. Essa prática, cada vez comum nas empresas hoje, dinamiza o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, uma vez que possibilita a visualização instantânea, a vários usuários simultaneamente, das imagens de documentos, bastando para isso apenas um computador conectado à internet.

A Stoque dispõe dos mais modernos Scanners Fujitsu para realizar a captura das imagens. Com eles é possível atingir elevados níveis de produtividade, e executar várias funções em simultâneo, tais como a digitalização do documento e a sua indexação imediata através da leitura de códigos de barras. Nossa fabrica hoje está capacitada a converter de suporte físico de dados (papel e microfilme) para suporte em formato digital, grandes volumes de documentos nos mais variados formatos.

Ao contratar um serviço de digitalização junto a Stoque, fica sob a responsabilidade da nossa empresa todas as tarefas implícitas na digitalização dos documentos: desde a recolha dos documentos junto ao cliente, até ao envio e importação das imagens nos sistemas de gestão documental.

A Stoque possui ampla área projetada especialmente para o fluxo de documentos nas diversas etapas do processo e também arquivo próprio com mão de obra especializada em biblioteconomia para a organização e controle do mesmo. O seu acervo histórico e documentos do dia a dia são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e gravados como arquivos TIF, JPEG ou PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial, onde fica garantida a sua qualidade.

Os documentos eletrônicos resultantes de digitalização podem ser gravados em CDs e/ou DVDs já com as informações de índices e um visualizador para pesquisa diretamente na mídia ou gravadas em servidores da Stoque, permitindo sua busca diretamente pela Web.

O sistema permite a pesquisa e a localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos ou configuráveis: departamento, título do documento, nomes, datas e números, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas.

A Stoque executa cada tarefa com o rigor e a minúcia que estas exigem. O objetivo é um nível de satisfação elevado e o cumprimento dos prazos pré-estabelecidos.

Vantagens da digitalização de documentos:

• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
• Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
• Segurança, portabilidade e conectividade;
• Busca indexada por chaves de pesquisa;
• Integração de dados ativos e históricos;
• Consulta em CD, via intranet e/ou internet.

Fases do processo:

I. Levantamento

Para que um serviço de digitalização seja iniciado é preciso ter um prévio conhecimento do tipo de documentos com que se irá trabalhar. Isso se faz necessário para definir quais os equipamentos que serão utilizados e o número de funcionários alocados para a realização da tarefa.

II. Cadastro

O cadastro serve de controle de entrada dos documentos na fábrica ou site. Estes documentos podem chegar armazenados em caixas de arquivo, pastas, etc. Cria-se, então, uma ficha de acompanhamento para cada caixa ou pasta, que terá o histórico de todo o processo sofrido desde a chegada até sua saída.

III. Preparação

Muitas vezes os documentos chegam dos clientes grampeados, rasgados, amassados, fora de ordem, duplicados, até mesmo com as informações necessárias para indexação ilegíveis. A equipe de preparação, cuidadosamente, organiza os documentos, restaurando-os quando necessário, assim como certifica-se que os índices de pesquisa estão visíveis, para facilitar os próximos passos, que são a digitalização e indexação dos documentos.

IV. Digitalização

Utilizando Scanners adequados a cada tipo de trabalho, e de alta produção, os documentos são digitalizados através de um software de captura de imagens.

V. Organização, Indexação e Edição de Imagens

A indexação é o processo de captura das principais informações para localização do documento no software de GED. Durante esse processo, algumas alterações simples podem ser feitas na imagem, tais como remover borda preta, alinhar, desgranular, cortar, etc.

VI. Controle de Qualidade

Para garantir 100% do processo de digitalização e indexação é realizado um controle de qualidade através do processo de conferência. A conferência de indexação pode ser feita de forma automática, via aplicativo de validação de campos, ou manualmente, imagem a imagem.