Como a bilhetagem de impressão pode auxiliar na redução de custos com impressões

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No atual cenário de mercado, muitas empresas quantificam seus custos e observam onde os gastos acontecem. Quantificar estes dados e saber de onde vem esses números pode ser, muitas vezes, um problema. Isso também pode acontecer com impressões e cópias que, sem o controle devido, podem prejudicar essas organizações.

É impossível reduzir gastos sem saber qual o volume de documentos impressos, quais são as multifuncionais mais utilizadas e se os funcionários estão utilizando de maneira correta os equipamentos.

Para facilitar esse controle, é oferecido, em complemento a solução de outsourcing de impressão, o serviço de bilhetagem.

 

O que é bilhetagem de equipamentos de reprografia?

A bilhetagem de equipamentos de reprografia permite monitorar, por meio de software, a utilização destes dispositivos, otimizando assim, as cópias e impressões de uma organização.

Por meio desta solução é possível gerir o que, quando e onde os documentos foram impressos, além de saber quais colaboradores são os responsáveis pela cópia e impressão.

Além disso, este serviço permite implementar cotas de impressões por usuários, departamentos e centros de custos e limitar o total de cópias e impressões realizadas, reduzindo custos com papéis e suprimentos.

 

Quais as vantagens deste tipo de serviço?

Entre as vantagens da implementação de um serviço de bilhetagem, é possível citar como grande aliada, a economia com impressões. Além disso, por meio desta solução ocorrem também melhorias no processo de impressão, análise de relatórios precisos, bem como um menor índice de desperdício de papel em sua organização, o que colabora com práticas sustentáveis e ecologicamente corretas de gestão.

Como o serviço de bilhetagem permite que sejam estipuladas cotas de impressões para cada usuário, departamento e centro de custo da organização, o gestor terá condições de analisar, através de relatórios, os perfis de utilização, características do que é impresso, número de impressões/cópias por período e estabelecer processos e restrições de utilização, de acordo com cada função.

Dessa forma, com cotas bem definidas, os usuários criam a consciência de imprimir somente o necessário e úteis à organização.

 

Como funcionam a bilhetagem?

Com um software de bilhetagem é possível fazer a contagem automática de todas as impressões feitas em uma organização. O programa permite saber quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso.
Para a implementação desta solução não é necessário que sua organização faça modificações na rede, não sendo necessário assim, um servidor de impressão específico.
A contabilização do sistema de bilhetagem é totalmente customizável e inteligente, de modo a se adaptar à realidade do seu ambiente corporativo.
É possível separar os dados contabilizados em diversas variáveis, tais como: serviços de impressão, digitalização, cópia ou fax.

 

Por que implementar este serviço?

Um bom sistema de bilhetagem deve gerar e manter os registros contábeis das operações de produção das impressoras da empresa para gerar relatórios que auxiliem os tomadores de decisão da organização em economias mais assertivas.
Para que isso aconteça, todo o estudo e as decisões devem ser baseadas em relatórios consistentes.
Com isso, é possível fazer a distribuição dos custos com impressões e cópias de forma correta, baseando sempre na produção de usuários, equipamentos, departamentos, centros de custos ou projetos.

 

Cotas de impressões e cópias

Definir cotas de impressões pode ajudar as organizações a diminuir seus gastos.
Um documento impresso errado, no fim de um mês, faz parte de um grande amontoado de desperdícios que oneram as folhas de pagamento desse serviço.
Podemos resolver este problema com a gestão de cotas de utilização que podem determinar os limites de impressões e cópias em cada dispositivo instalado. Esse limite pode ser por página, valor ou tipo de cópia/impressão (Cor ou P&B).
Dessa forma, os funcionários também tendem a “andar na linha” e imprimir somente o necessário e o útil para a organização.
Essas cotas podem ser configuradas de acordo com a necessidade no ambiente empresarial.

 

Como implementar a bilhetagem?

Depois de ler todas as vantagens e benefícios desse sistema ficou convencido de implementar a bilhetagem na sua organização?Ótimo. Você terá apenas que observar os termos e condições do seu fornecedor.Prefira empresas já estabelecidas no mercado e que possuam cases positivos em relação a esse sistema.

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