5 vantagens do arquivo digital

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O digital mudou a forma de armazenar, acessar e compartilhar informação. Muitas organizações estão antenadas aos avanços da tecnologia, outras ainda permanecem gerindo processos e documentos de forma analógica. Arquivos com gavetas cheias de papel, caixas e mais caixas enfileiradas ainda são um recurso bastante utilizado para  guardar documentos em papel.

A manutenção do arquivo físico não só gera custos com espaço, mas deixa os processos mais morosos, com a perda de tempo na busca, por exemplo, de um contrato perdido nas prateleiras. Isso sem falar no risco de extravio de informações importantes e a pericibilidade do papel.

Por isso o investimento em digitalizar a documentação arquivada e passar a criar documentos digitais, imprimindo só o necessário, não é só uma tendência, mas uma necessidade estratégica. O processo de digitalização faz a captura de todos os documentos via scanner e os disponibiliza em uma base totalmente digital. Além de garantir segurança total da informação, o acesso aos arquivos é imediato, a partir da indexação dos documentos e buscas por palavra-chave, tipo de arquivo e até por trechos do conteúdo.

Conheça as 5 principais vantagens do arquivo digital:

1) Qualidade da imagem dos documentos garantida, pare de ter problemas com dados ilegíveis;

2) Fácil acesso e compartilhamento da documentação, por meio de busca por palavra-chave, conteúdo dos documentos e documentos relacionados;

3) Redução significativa da perda e extravio de informações, com arquivos salvos em nuvem e protegidos pelo acesso criptografado;

4) Economia expressiva de gastos com impressão e cópias, visto que toda a documentação passa a ser disponibilizada digitalmente;

5) Minimização do uso de espaço físico para guarda de papel.

Otimização dos processos, redução de custos e aumento da produtividade são buscas constantes de toda gestão, por isso levar o digital para a sua organização pode ser uma excelente estratégia.

Aprofunde seus conhecimentos sobre o assunto em nosso eBook Por que transformar documentos físicos em digitais em minha organização?. Nele você vai ver como documentos digitais são estratégicos para tornar as tomadas de decisão mais assertivas, garantindo ainda certificação digital e validade jurídica.

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