5 problemas gerados por custos altos com impressão e cópias

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Muitos gestores de compras e controllers já perceberam o alto custo das impressões quando as mesmas são realizadas em equipamentos do próprio ativo das empresas.

Ao adquirir uma impressora multifuncional por conta própria, as empresas não possuem recursos capazes de ter o controle pleno, a fim de otimizar a utilização dos insumos, definir cotas por usuário e centro de custo, bem como garantir a melhor performance dos equipamentos instalados na organização.

Listamos aqui, os cinco problemas que geram mais custo quando o assunto são impressões e cópias.

5. Custo/benefício

Ao comprar uma impressora, deve-se observar o preço do equipamento atrelado ao benefício e retorno do investimento.

Atualmente, impressoras mais simples podem ser encontradas na internet por cerca de R$300,00. No entanto, após o período de garantia e dependendo do problema, o conserto do equipamento pode custar o dobro ou até o triplo do seu valor original. Tornando desta forma o produto descartável, no ato do primeiro defeito ou mesmo após a necessidade da primeira troca de suprimento.

Como organizações tendem a ter um volume alto de impressões e cópias, comprar impressoras de mesa pode ser uma desvantagem e tanto.

4. Impressões desnecessárias

Outro problema que pode aumentar o custo das impressões de sua organização são as impressões desnecessárias.

Trabalhos pessoais do filho da colaboradora e fotos do amigo de setor são alguns dos itens que podem aumentar seu gasto com impressões sem que você perceba.

Como você não tem um controle definido do que está sendo impresso no seu equipamento, você não sabe se a impressora local está sendo usada de maneira certa.

3. Sem suprimento, sem impressão

Não podemos esquecer de outro ponto, ocasionado pela má gestão do que anda sendo impresso em seu equipamento, a falta de tinta ou tonner.

O perfil de utilização está adequado ao estoque de suprimentos e custo estimado? Você pode estar gastando insumo demais e sequer sabe o que foi impresso, quem imprimiu e quanto está sendo consumido por cada área da organização.

Com isso, terá que manter um grande estoque de suprimentos para os seus dispositivos, mantendo ativo indevido e assim empenhando mais recurso do que o previsto.

Se não repor os níveis de suprimentos da impressora, a regra é clara: você ficará sem impressão.

2. Estragou, e agora?

Quando muitas pessoas utilizam e/ou operam um mesmo equipamento, a chance do mesmo dar problema é maior, concorda?

Se você disse sim, você acertou! Além de aumentar seus gastos com o conserto da impressora, ficará sem o dispositivo até que ele volte da Assistência Técnica.

Isso implica diretamente na qualidade de seus serviços e na percepção que seus clientes têm da sua organização.

Ficar sem impressora e não atender bem aos clientes é muito negativo para a sua empresa. Além disso, você terá um gasto a mais com o reparo do equipamento.

1. O tempo é seu inimigo

Além do desgaste natural que as impressoras podem sofrer por conta do manuseio e utilização dos funcionários, o tempo também não é um grande amigo deste tipo de equipamento.

Com a tecnologia sempre em movimento, o que é novo hoje, amanhã já está ultrapassado.

Com isso para se manter competitivo e com diferencial, de tempos em tempos, terá que trocar as máquinas e com isso gerar mais um custo para a organização.


MORAL DA HISTÓRIA:

Conforme evidenciado nos tópicos deste post, investir em equipamentos de impressão próprio não é uma boa ideia para a sua organização.

Hoje em dia, muitas empresas, terceirizam seus processos de impressão por meio da adesão do outsourcing de impressão.

Através do outsourcing de impressão é possível, não apenas reduzir custos, com impressão como criar novos hábitos de trabalho entre os colaboradores e ainda implementar soluções que otimizem as rotinas de trabalho, utilizando os próprios recursos das multifuncionais e aplicativos embarcados.

O principal é que a sua empresa não precisa empenhar qualquer mão de obra para administrar o parque de impressões, comprometer recursos com aquisição de insumos e assim poderá se dedicar integralmente aos seus clientes e aos seus negócios, tornando a sua empresa mais eficiente e competitiva.

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